外贸新人快速了解外贸操作流程

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虽然进入外贸行业门槛不高，但基本上是英语或者某个领域的小语种就能实现无障碍交流。但这只是门槛，并不是说达到门槛就能做好。作为一个外贸新人，你需要了解很多外贸基础理论知识，更重要的是整套外贸操作流程。对于新人来说，刚开始接触，不了解，会很复杂，往往很难适应。以下成套外贸操作流程，供外贸新人学习。
1.客户咨询:

一般客户在下采购订单之前，会先向业务部门进行相关订单的询价，以便了解和沟通一些细节。

2.报价:

业务部门要及时回复客户的询问，确定货物的名称、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、柜型，通过形式发票正式报价给客户。

3.获得订单:

经过谈判，我们收到了客户的正式订单。

4.确认交货日期:

收到客户订单确认后，口头通知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划，回复交货期。

5.业务审批:

接到订单后，业务部门首先制作业务审核单。如实填写“出口合同审核表”中的项目，尽量列出各种预计费用。客户订单的传真和与工厂的采购合同应附在合同批准书中。审核表应由业务员签字，部门经理批准，然后提交管理层批准后实施。如果金额较大，或者有预付款、佣金等条款，必须经公司总经理批准。合同批准后，制作销售订单，交给部门流程人员跟进。

6.发布生产通知:

业务部门确定交货日期后，如果满足以下条件，可以发出生产通知单通知工厂按时生产。

6.1如果客户通过信用证付款，他们通常会在交货日期前一个月确认收到信用证。业务员和凭证员收到信用证后，要分别对信用证进行审核，检查有无错误，能否保证交货日期以及其他可能出现的问题。如果有任何问题，应要求客户立即修改信用证；

6.2如果是通过电汇付款的客户，请确保已收到押金。

6.3如果由客户付款，或以银行承兑汇票的方式收汇。经理应该确认一下。

7.检查:

7.1交货日期前一周，应通知公司检验员检验货物。

7.2如果客人希望自己或指定检验员检验货物，应在交货日期前一周与客户预约，并将检验日期通知企划部。

7.3如果客人指定第三方检验公司或公正的银行检验货物，应在交货日期前两周与检验公司联系，预约检验时间。一定要把检验时间安排在交货期之前，确认后通知工厂。

8.准备基本文件:

根据工厂提供的包装材料，制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件(应由业务跟单员制作并交给审核员)。

9.商品检验:

如果是国家法定商检产品，在工厂订货时，要说明商检要求，提供商检所需的出口合同、发票等材料。而且以后要通知工厂产品的出口口岸，以便工厂办理商检。注意你要在发货前一周拿到商检换货证书。

10.租船和预订舱位:

10.1如果与客人签订的合同是FOB中国，通常客人会指定运输代理或船公司。这时候你要尽快联系货代，告知发货意向，了解要安排的出口口岸，船期等。，并确认是否能在开航日期前至少一周从工厂交货，以及装运日期是否能满足客户要求的交货日期。注意，书面订舱单要在交货日期前两周发给货运公司，订舱纸一般可以在开航前一周拿到。

10.2如果运费由卖方支付，应尽快向船公司或船公司咨询装运日期、运费率、启运港等。经过比较，我们选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，告诉业务员通知客人。如果客人不同意，选择客人认可的另一家船公司。注意，开航前两周书面定仓，程序同上。

10.3如果货物不够一个小柜，需要散装货物，应与货代公司设置散装货物的位置。当你拿到仓单的时候，你也要知道截止日期，仓储和报关要求。

10.4向运输公司订舱位时，务必传真一份书面订舱位表，注明预定装运日期、集装箱类型和数量、目的港等。，避免出错。

11.布置牵引柜:

1.1货物准备好并合格后，委托拖车公司提货包装。拖车公司要选择安全可靠、价格合理的公司签订长期合作协议，确保安全准时。拖航前应将以下信息传真给拖航公司:订舱确认函/集装箱放行单、船公司、订舱号、拖航集装箱委托书、注明装货时间、集装箱类型和数量、装货地址、报关行、装货港等。如果是检验公司看装车柜，要特别声明不能迟到，要求返回装车信息，注明柜号、车牌号、司机、联系电话等。

12.传真一份装车资料给工厂，注明装车时间，柜型，订单号，订单号，车牌号，司机联系电话。

13.要求工厂在集装箱出厂后尽快传真一份装船通知给业务部门，说明集装箱的装船时间和实际装船数量。，并记录包装号和封条号作为提单的信息。注意，要求工厂在装柜后记得封柜。

12.委托报关:

同时将报关所需单证交给合作报关行，委托出口报关和商检。一般有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。在报关的时候，你要提供一个集装箱的装载信息，包括装载的货物和数量，港口，船公司，订舱号，集装箱号，船舶的开、关时间，拖车公司，集装箱类型和数量，我公司的联系人和电话等。

13.获取运输文件:

13.1提单的补充内容最迟应在装运后两天内传真给船公司或货运代理。根据信用证或客人的要求补料，给出正确的货物数量和一些特殊要求，包括船公司出具的带提单的装船证明。

13.2督促船公司尽快出具提单和货运单的样本。仔细检查样品后，以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认，先把提单样本传真给客人，确认后再要求船公司出示正本。

13.3及时支付运杂费，付款后及时通知船公司取得提单等运输单据。注意运费支付的登记。

14.准备其他文件:

14.1商业发票:在信用证要求的单据中，对商业发票的要求最为严格。发票日期应确定在签发日期之后、交货日期之前；发票上的货物描述应与信用证上的完全一致，用文字表示的数字和金额应正确无误；应显示信用证中的发票条款，并显示装运标志；如果发票需要对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2格式原产地证书:交货前向检验检疫局申请格式原产地证书。需要注意的是，装运日期应在信用证的交货日期和装运日期之前，发票日期之后。如果不能在装船前办理，需要提供报关单、提单等单据，才能办理后证。对于经香港转运的货物，香港的中国商品检验公司通常会签一份证书，证明货物没有在香港再加工。

14.3一般产地证:一般产地证可以在中国贸促会办理，要求低，交货后短时间内可以补办。如果产地证需要大使馆签字，要像发票一样提前20天办理。

14.4装运通知:一般要求在开航后几天内通知客人装运的详细情况，包括船名、航班号、开航日期、预计到达日期、货物及数量、金额、件数、唛头、目的港代理等。有时，信用证需要交货证明，如传真报告、邮寄表格等。而且要在客人要求的时间内办理。

14.5装箱单:装箱单应清楚地表明货物的包装情况。应显示每个箱子的数量、毛重、净重和外箱尺寸。根据外箱尺寸计算的总体积应与标注的总体积一致。应该显示唛头和集装箱号，以便客人可以很容易地找到它们。注意，装箱单的重量和体积应与提单一致。

15.信用证收汇:

15.1如采用信用证方式收汇，应在规定的提示时间内准备好所有单据，并严格审核单据，确保无误后，再提交银行议付。

5.2如以电汇方式收到汇款，在取得提单后立即传真给客人付款，并在确认收到余款后将正本提单等单据寄给客人。

15.3电汇收汇的，要求先收足金额再做柜台。柜台收到外汇后要拖走，收到后可以马上把正本提单发给客人。

16.商业登记:

每笔出口业务完成后，应及时登记，包括电脑登记和书面登记，以便日后查询和统计。

17.文件存档:

所有文件、信用证和谈判文件必须保存以备将来参考。

18.收集信息:

跟单文员要注意收集运价变化、装运日期、路线等信息。用于帮助销售人员报价。
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